Vấn đề nằm ở đâu khi đặt phụ tùng theo cách truyền thống

Hồi trước tôi có bốn đầu mối cung cấp: một bên chuyên gầm máy, một bên lo điện, một bên bán dầu nhớt và lọc, còn một bên chuyên đồ thân vỏ. Nghe thì ổn, nhưng thực tế mỗi lần sửa một chiếc xe gặp tai nạn nhẹ, tôi phải gọi điện cho ít nhất ba người. Mỗi cuộc gọi mất 5 đến 10 phút tra mã, rồi chờ báo giá, rồi xác nhận. Cả buổi sáng trôi qua mà xe vẫn nằm trên cầu nâng.

Có lần tôi nhận sửa một chiếc Ford Ranger bị vỡ cản trước. Tôi gọi bên thân vỏ, họ báo có hàng nhưng phải đặt cọc 50% và chờ 4 ngày. Trong khi đó chủ xe cần gấp để đi công tác. Tôi đành gọi thêm hai nơi nữa, cuối cùng mua được với giá cao hơn 18% so với báo giá ban đầu. Chưa kể tiền ship 350.000 đồng vì hàng nặng.

Điều tệ nhất là không ai trong số họ cập nhật tồn kho theo thời gian thực. Tôi từng bị hứa là "còn 2 cái" nhưng khi xe tải đến lấy thì kho báo hết. Khách ngồi chờ hai tiếng đồng hồ, mặt bắt đầu khó chịu. Tôi phải giảm 10% hóa đơn để xin lỗi. Tính ra lỗ kép.

Rồi còn chuyện chứng từ. Mỗi nhà cung cấp gửi hóa đơn một kiểu, có bên gửi file PDF, bên gửi ảnh chụp qua Zalo. Cuối tháng tôi phải ngồi đối chiếu thủ công, mất nguyên ngày. Có tháng tôi phát hiện bị tính trùng một mã lọc gió đến 230.000 đồng mà không biết kêu ai.

DealerDirect thay đổi cách tôi đặt hàng mỗi ngày

Lần đầu tôi nghe về DealerDirect là từ một người bạn mở xưởng ở Bình Dương. Anh bảo tỉ lệ lấp đầy đơn hàng lên tới 96% nhờ hệ thống gom nhiều kho lại một chỗ. Tôi thử tạo tài khoản, và ấn tượng đầu tiên là giao diện tìm mã phụ tùng theo số VIN. Chỉ cần dán số VIN vào, hệ thống tự lọc ra đúng loại phụ tùng cho phiên bản xe đó, không cần tôi nhớ mã.

Điều tôi thích nhất là giá hiển thị ngay, không cần chờ báo giá. Ví dụ một cặp má phanh trước cho Toyota Vios đời 2018 hiển thị 1.240.000 đồng, giảm 8% nếu tôi đặt từ 5 bộ trở lên. Tôi thường gom đơn của ba bốn xe lại để ăn mức chiết khấu đó. Tháng trước tôi tiết kiệm được gần 2,7 triệu đồng chỉ nhờ gom đơn.

Một điểm khác khiến tôi gắn bó là thời gian giao hàng cam kết. Nội thành Thành phố Hồ Chí Minh là 4 giờ, còn các tỉnh lân cận là 24 đến 48 giờ. Tôi đặt thử một bộ côn cho Hyundai Accent lúc 9 giờ sáng, đến 1 giờ chiều shipper đã gọi. Nhanh hơn cả tôi tự chạy ra chợ Dân Sinh.

Quy trình cung ứng được tối ưu cụ thể như thế nào

Tôi sẽ kể bạn nghe quy trình tôi đang làm mỗi ngày, để bạn hình dung rõ. Bước một, tôi nhận xe và kiểm tra. Bước hai, tôi mở DealerDirect trên máy tính ở quầy tiếp khách, nhập số VIN hoặc chọn dòng xe bằng menu ba cấp: hãng, dòng, năm sản xuất. Hệ thống trả về danh sách phụ tùng cần thiết kèm hình ảnh minh họa.

Bước ba, tôi thêm vào giỏ và chọn kho gần nhất. DealerDirect hiển thị rõ kho nào còn hàng, kho nào hết, và kho nào có hàng nhưng phí vận chuyển cao hơn. Tôi thường ưu tiên kho cách xưởng dưới 12 km để tiết kiệm phí. Bước bốn, tôi xác nhận đơn và chọn hình thức thanh toán. Nếu đơn dưới 5 triệu đồng, tôi có thể trả sau 7 ngày không lãi suất. Đơn trên 20 triệu đồng thì được chia thành hai kỳ thanh toán.

Bước năm, hệ thống tự động gửi thông báo cho tôi qua ứng dụng khi shipper lấy hàng, khi hàng đang trên đường, và khi hàng đến xưởng. Tôi không cần gọi điện hỏi. Bước sáu, khi nhận hàng, tôi quét mã QR trên kiện để đối chiếu. Nếu sai mã hoặc thiếu phụ tùng, tôi bấm nút khiếu nại ngay trong ứng dụng, và bộ phận hỗ trợ phản hồi trong vòng 30 phút.

Điều đáng nói là DealerDirect còn có tính năng dự báo nhu cầu. Dựa trên lịch sử sửa chữa của xưởng tôi, hệ thống gợi ý nên nhập thêm bao nhiêu lọc dầu, bao nhiêu má phanh cho tháng tới. Tháng trước hệ thống gợi ý tôi nhập 40 lọc dầu, tôi chỉ nhập 30 vì nghĩ ít khách. Kết quả là tuần cuối tháng tôi phải đặt gấp 12 cái với giá lẻ cao hơn 15%. Từ đó tôi tin vào gợi ý của hệ thống hơn.

Những con số thực tế sau ba tháng sử dụng

Tôi theo dõi sát sao trong ba tháng. Thời gian đặt hàng trung bình giảm từ 22 phút xuống còn 4 phút cho mỗi đơn. Số đơn phải đặt lại do sai mã giảm từ 7 đơn mỗi tháng xuống còn 1 đơn. Chi phí vận chuyển trung bình mỗi đơn giảm 28% nhờ chọn kho tối ưu.

Về tồn kho, tôi giảm được 35% lượng phụ tùng lưu trữ vì không cần tích trữ quá nhiều. Vốn lưu động nhờ đó tăng thêm khoảng 60 triệu đồng, tôi dùng để mua thêm một cầu nâng nữa. Doanh thu tháng gần nhất tăng 19% so với cùng kỳ, phần lớn nhờ rút ngắn thời gian chờ của khách.

Một con số tôi rất tâm đắc: tỉ lệ khách quay lại tăng từ 62% lên 78%. Khách thấy xe được trả đúng hẹn nên tin tưởng hơn. Có chị khách quen còn giới thiệu thêm bốn người bạn đến sửa, chỉ vì lần trước chị lấy xe sớm hơn dự kiến nửa ngày.

Tất nhiên không phải mọi thứ hoàn hảo. Có hai lần đơn hàng bị chậm 3 giờ so với cam kết, nhưng DealerDirect tự động hoàn lại 50.000 đồng vào ví điện tử của tôi mà tôi không cần đòi. Tôi đánh giá cao cách họ xử lý minh bạch như vậy.

Vài lưu ý khi bạn muốn chuyển sang DealerDirect

Nếu xưởng của bạn đang cân nhắc, tôi khuyên nên bắt đầu từ một nhóm phụ tùng tiêu hao như lọc, dầu, má phanh. Đừng chuyển toàn bộ ngay lập tức. Tôi mất khoảng ba tuần để làm quen với cách tra mã và chọn kho. Bạn cũng nên nhập đầy đủ thông tin xe của khách vào hệ thống ngay từ đầu, vì tính năng dự báo chỉ chính xác khi có đủ dữ liệu.

Một điều nữa là hãy kiểm tra kỹ chính sách đổi trả. DealerDirect cho đổi trong 7 ngày nếu phụ tùng chưa qua sử dụng và còn nguyên tem. Tôi từng đổi một bộ bugi vì đặt sai loại, thủ tục mất 10 phút và không mất phí. Nếu bạn mua qua đại lý trung gian thì thường không có ưu đãi này.

Cuối cùng, đừng quên đàm phán hợp đồng theo quý nếu sản lượng của bạn lớn. Tôi đạt mức 150 đơn mỗi quý và được giảm thêm 5% trên tổng hóa đơn, cộng với miễn phí vận chuyển cho đơn từ 3 triệu đồng. Tính ra mỗi quý tôi tiết kiệm thêm khoảng 8 đến 10 triệu đồng. Với một xưởng nhỏ như tôi, đó là con số không hề nhỏ.